Obrót Towarowy Specjalizowany (Systemy Partnerów)

---

Zarządzanie Asortymentem Towarów

Moduł zarządzania asortymentem stanowi fundament całego systemu, umożliwia bowiem definiowanie i składowanie w bazie danych opisów wszystkich towarów, jakie są przedmiotem obrotu w firmie.

Przewidziane zostały trzy poziomy opisu towarów: grupa towarów, model, pojedynczy indeks towarowy. Ponadto, każdy towar może być opisany przez listę wybranych parametrów (np.: wersja, gramatura, kolor, rozmiar, gatunek itd.) i dla każdego z parametrów ustaloną konkretną wartość. Moduł wymusza wprowadzenie i stosowanie logicznej klasyfikacji towarów, dając w efekcie praktycznie nieograniczone możliwości parametryzacji opisu poszczególnych towarów. W konsekwencji możliwe jest dokonywanie wszechstronnych analiz i kontroli zakupów, zapasów i sprzedaży według wartości dowolnie wybranych parametrów towarów.

Własności modułu:

• specjalne procedury tworzenia opisu modeli, ułatwiające pracę operatora i gwarantujące spójność opisu modeli towarowych,
  
  
• wykorzystanie kodów EAN-13,
  
  
• możliwość definiowania specyfikacji materiałowej i struktury konstrukcyjnej modelu,
  
  
• możliwość definiowania procesu przygotowania towaru do obrotu (uszlachetnianie, konfekcjonowanie, kontrola jakości),
  
  
• możliwość dołączania zdjęć oraz rysunków poglądowych lub konstrukcyjnych,
  
  
• wielopoziomowy opis opakowań (z podziałem na opakowanie podstawowe i opakowania zbiorcze, z możliwością zdefiniowania różnych opakowań) dla tego samego towaru,
  
  
• możliwość deklarowania opakowań zwrotnych,
  
  
• możliwość tworzenia indeksów towarowych będących kompletami (zbiorami innych indeksów towarowych),
  
  
• możliwość kojarzenia indeksów z dostawcą lub grupą dostawców.

Organizacja Dystrybucji

Moduł został opracowany z myślą o komórkach handlowych firmy. Służy do definiowania struktury sieci dystrybucyjnej, w tym:

           - administrowania bazą adresową kontrahentów,

           - wydzielenia obszarów dystrybucji o wielopoziomowej strukturze,

           - przyporządkowania kontrahentów do obszarów dystrybucji,

           - przydzielenia pracowników do obszarów dystrybucji,

           - ustalenia zadań" pracowników w zakresie obsługi kontrahentów.

Własności modułu:

• dowolne kryteria klasyfikacji kontrahentów,
  
  
• definiowanie obszarów dystrybucji według kryterium regionalnego lub klasyfikacji kontrahentów,
  
  
• gromadzenie szczegółowych danych o osobach kontaktowych po stronie kontrahentów,
  
  
• ewidencja kontaktów z kontrahentami.

Obsługa Klienta i Sprzedaż

Zastosowane w module rozwiązania umożliwiają indywidualizowanie sposobu obsługi poszczególnych kontrahentów. Moduł został tak zaprojektowany, aby z jednej strony ograniczyć do minimum możliwość popełnienia błędu w trakcie obsługi kontrahentów, a z drugiej strony dać handlowcom firmy pełen zakres narzędzi, wspomagających ich pracę.

Własności modułu:

• automatyczna weryfikacja klienta, eliminująca możliwość sprzedaży towarów dłużnikom firmy,
  
  
• automatyczne ustalanie trybu realizacji przyjętego zamówienia - w zależności do aktualnego stanu zapasów,
  
  
• automatyczne rezerwowanie towaru - z aktualnych zapasów lub z dostaw przyszłych - na potrzeby zamówienia przyjętego do realizacji,
  
  
• możliwość stosowania na fakturze oznaczeń towarów odpowiadających nomenklaturze kontrahenta oraz agregowanie określonych pozycji zgodnie z wymaganiami klienta,
  
  
• możliwość ustalania i prowadzenia indywidualnych cenników dla poszczególnych kontrahentów,
  
  
• możliwość emisji wewnętrznej dokumentacji zamówieniowej, stanowiącej podstawę kompletacji i ekspedycji zamawianych towarów.

Obsługa Zaopatrzenia

Programy tego modułu wspierają typowe zadania związane z przygotowaniem zakupu towarów i dostarczeniem ich od producenta do dystrybutora. Umożliwiają koordynację wymiany informacji pomiędzy handlowcami, kupcami i dostawcami.

Własności modułu:

• zastosowanie etykiet logistycznych z kodem EAN-128,
  
  
• mechanizmy automatycznej kalkulacji kosztów transportu,
  
  
• wewnętrzny system poczty elektronicznej informuje wszystkie zainteresowane osoby o istotnych zdarzeniach związanych ze zleceniami zakupu i dostawami towarów,
  
  
• harmonogramowanie dostaw.

Magazyn i Zapasy

Moduł został zaprojektowany z myślą o maksymalnym usprawnieniu czynności związanych z obsługą magazynu. Zastosowane rozwiązania nie tylko ułatwiają obsługę magazynu, ale przede wszystkim radykalnie zmniejszają możliwość wystąpienia ludzkiego błędu. Osiągnięto to m.in. przez zastosowanie czytników kodów kreskowych oraz specjalne procedury wstępnego przygotowania dokumentów obrotu. Ponadto opracowano procedury wspomagające czynności związane z ustalaniem i utrzymywaniem racjonalnego poziomu zapasu towarów w magazynach.

Własności modułu:

• automatyczne rozliczanie wartości obrotu w cenach zakupu i cenach sprzedaży dokonywane w momencie zarejestrowania operacji daje natychmiastową informację o wyniku na sprzedaży,
  
  
• rozliczenia wartości rozchodów według reguły FIFO lub indywidualnych wyjęć,
  
  
• możliwość obsługi magazynowania wszelkiego typu towarów, wymagających kontrolowanych warunków przechowywania,
  
  
• możliwość składowania oraz ewidencji towarów o unikatowych numerach partii lub jednostkowych numerach seryjnych,
  
  
• nieograniczona liczba magazynów obsługiwanych przez moduł. Magazyny mogą tworzyć strukturę hierarchiczną, jak również być przyporządkowane do określonych kanałów lub obszarów dystrybucji.

Import i Skład Celny

Programy pakietu integrują i koordynują działania komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za import towarów handlowych. Wspomagają między innymi:

           - działania związane z koordynacją dostaw towarów z importu, ich               odprawą i składem w magazynach składu celnego,

           - czynności zamawiania, odprawiania oraz wydawania towarów ze                składu celnego,

           - operacje rozliczeń z dostawcami i bankami.

Własności modułu:

• kontrola terminów spłat akredytyw i stopnia wykorzystania limitów akredytyw i kredytów,
  
  
• kontrola harmonogramu dostaw towarów z importu,
  
  
• kontrola stanów i rozchodów towarów ze składu celnego (z punktu widzenia pozycji dokumentu SAD, faktury dostawcy, dostawy),
  
  
• bieżąca kontrola kosztów towarów importowych - w momencie wydania towaru ze składu celnego program automatycznie oblicza jego cenę jednostkową w złotówkach z uwzględnieniem wszystkich czynników tworzących cenę zakupu (kosztu towaru, transportu, ubezpieczeń, akcyzy, cła itp.),
  
  
• składowanie towarów w magazynach składu celnego z wykorzystaniem technik identyfikacji za pomocą kodów kreskowych lub w sposób tradycyjny,
  
  
• współpraca z programem WinSAD firmy Huzar w zakresie przygotowania danych niezbędnych do przygotowania dokumentów SAD,
  
  
• możliwość dokonywania tak zwanych odpraw "z drogi" - z pominięciem składowania towaru w składzie celnym.

Eksport

Jest to moduł opracowany z myślą o firmach eksportujących towary handlowe. Wspomaga czynności związane z obsługą zamówień od kontrahentów zagranicznych i fakturowaniem sprzedaży eksportowej. W zależności od sposobu funkcjonowania firmy umożliwia:

           - sprzedaż eksportową towarów krajowych,

           - sprzedaż eksportową towarów bezpośrednio ze składu celnego.

Programy pakietu integrują i koordynują działania komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za import towarów.

Własności modułu:

• kontrola stanu realizacji zamówień" złożonych przez kontrahentów zagranicznych,
  
  
• automatyzacja operacji wystawiania faktury na podstawie zamówień,
  
  
• obsługa eksportu towarów krajowych,
  
  
• obsługa eksportu towarów ze składu celnego,
  
  
• kontrola stanu rozrachunków z kontrahentami,
  
  
• rozliczenie sprzedaży w walutach obcych i PLN.

Raporty i Analizy

Moduł grupuje programy oferujące dwa rodzaje raportów:

1. Stałe "predefiniowane" raporty dotyczące wybranych zasobów informacji.

Opracowane zostały dla najbardziej typowych, rutynowych raportów tworzonych w codziennej pracy. Dzięki temu użytkownicy mogą się koncentrować wyłącznie na ustaleniu zakresu analizowanych danych. Postać raportów jest stała.

2. Raporty definiowane przez użytkownika.

W przypadku tych raportów użytkownik samodzielnie ustala zakres oraz postać raportu. Narzędzie to stwarza ogromne możliwości wszechstronnej analizy zgromadzonych danych o praktycznie wszystkich wielkościach opisujących obrót towarowy w magazynach centralnych.

Własności modułu:

• rozbudowany mechanizm filtrowania danych pobieranych do raportu,
  
  
• dowolny sposób porządkowania raportu (dla raportów projektowanych przez użytkownika),
  
  
• możliwość zmiany kolejności i postaci kolumn,
  
  
• tworzenie kolumn wyliczalnych i agregowalnych,
  
  
• grupowanie danych według dowolnego klucza,
  
  
• obliczanie sum częściowych i całkowitych,
  
  
• możliwość tworzenia raportów przestawnych,
  
  
• możliwość eksportu zawartości raportu do innych standardów (html, txt, csv).
  
  
• możliwość generowania wykresów,
  
  
• automatyczne tworzenie i wysyłanie - z ustaloną częstotliwością - do wybranych odbiorców (poprzez wbudowany system poczty elektronicznej) określonych "predefiniowanych" raportów,
  
  
• parametryczny opis towarów handlowych daje praktycznie nieograniczone możliwości analizy zapasów, sprzedaży, rotacji itp. według dowolnych parametrów opisujących towar (np.: kolor, rozmiar, gatunek, kolekcja, rozmiar kołnierzyka, itp.).

Obsługa Sklepu

Oprogramowanie dla sklepu składa się z dwóch części:

1. Programy obsługi klienta

Są to specjalizowane programy związane bezpośrednio z ewidencją dokumentów sprzedaży i przyjęciem zapłaty.

2. Programy obsługi zaplecza

Są to programy wspierające czynności niezbędne dla sprawnego funkcjonowania sklepu: przyjmowania towarów, zwrotów towaru, kontroli stanów, tworzenia zamówień na towary, inwentaryzacji sklepu, przeprowadzania przecen.

Własności modułu:

• ewidencja operacji sprzedaży za pośrednictwem czytników kodów kreskowych,
  
  
• obsługa zapłat gotówkowych oraz przy użyciu kart płatniczych,
  
  
• współpraca z kasami fiskalnymi firmy ELZAB i dowolnym rodzajem czytników kodów kreskowych,
  
  
• dedykowane dla sklepów procedury inwentaryzacyjne.

Obsługa Oddziału

Programy wchodzące w skład tego pakietu pracują samodzielnie na lokalnej bazie danych i wymieniają dane z centralą firmy za pośrednictwem Internetu. W skład pakietu oprogramowania dla oddziału wchodzą programy z innych pakietów, ale specjalnie dostosowane do warunków pracy oddziału terenowego. Każdy oddział prowadzi własną bazę adresową kontrahentów i realizuje sprzedaż zgodnie z własnymi cennikami towarów. Oddziały nie mogą tworzyć indeksów towarowych i operują wyłącznie na indeksach towarowych ustalonych przez centralę. Procedury automatycznej wymiany danych pomiędzy oddziałami i centralą zapewniają bieżący przepływ danych bez konieczności angażowania w ten proces pracowników.

Własności modułu:

• praca oprogramowania oddziału w trybie "off-line",
  
  
• cykliczna (automatyczna lub półautomatyczna) wymiana danych z centralą o sprzedaży, zapłatach i stanach magazynowych towarów.

Windykacje

Aby w maksymalnym stopniu zmniejszyć poziom przeterminowanych płatności opracowano mechanizm "wczesnego ostrzegania". Są to procedury, które automatycznie informują wyznaczonych pracowników firmy o poziomie i strukturze przeterminowanych płatności. Uzupełnieniem tych rozwiązań jest program obsługi spraw windykacyjnych, który wspiera czynności związane z kontaktami z klientem, przygotowaniem dokumentacji sądowej i egzekucją długu.

Własności modułu:

• mechanizm zarządzania warunkami współpracy z klientami,
  
  
• automatyczna wysyłka e-maili z raportami o stanie przeterminowanych płatności,
  
  
• pełna obsługa cyklu windykacji należności (od monitu, poprzez sprawę sądową i egzekucją należności przez komornika).

Planowanie i Kontrola Budżetu

Pakiet ten jest propozycją dla firm, które działają konsekwentnie według ustalonego planu. Składa się z programów, które umożliwiają przygotowanie planu sprzedaży towarów, a na jego podstawie zaplanowanie poziomu zapasów i dostaw. Automatyczna, codzienna aktualizacja planu o faktyczne wykonanie pozwala na codzienną kontrolę stopnia realizacji planu i natychmiastowe reagowanie na wszelkie odchylenia od planu.

Własności modułu:

Planowanie w układzie przedmiotowym obejmuje między innymi:

• definiowanie wielopoziomowej struktury jednostek terminów - fundamentu planowania,
  
  
• definiowanie warunków brzegowych procesu planowania (ograniczenia powierzchni magazynowych, wielkości dostaw, cen zakupu, marż itp.),
  
  
• tworzenie ilościowego planu sprzedaży,
  
  
• przeliczanie planu sprzedaży na plan zapasów i plan dostaw,
  
  
• przeliczenie planu ilościowego na plan wartościowy (z uwzględnieniem cen zakupu i zakładanych marż.

Planowanie w układzie podmiotowym obejmuje:

• dekompozycje planu sprzedaży na plan sprzedaży obszarów dystrybucji,
  
  
• dekompozycja planu sprzedaży na plan sprzedaży pracowników.pełna obsługa cyklu windykacji należności (od monitu, poprzez sprawę sądową i egzekucją należności przez komornika).

Automatyczne Odtwarzanie Zapasów

Projektując ten moduł oprogramowania w pierwszym rzędzie staraliśmy się stworzyć rozwiązania, które dają użytkownikowi możliwość redukowania poziomu zapasów przy równoczesnym zapewnieniu maksymalnej gotowości do realizacji zamówień składanych przez odbiorców. Stworzyliśmy również mechanizmy, które automatyzują przepływ informacji związanych z odtwarzaniem zapasów magazynowych.

Własności modułu:

• samouczący się mechanizm automatycznego odtwarzania zapasów całkowicie zastępuje pracowników w zakresie zamawiania towarów pomiędzy magazynami firmy,
  
  
• procedury automatycznego przekazywania zamówień do magazynu centralnego za pośrednictwem Internetu eliminują konieczność składania zamówień telefonicznie lub za pośrednictwem faksu,
  
  
• automatyczny mechanizm kontroli realizacji zamówień i śledzenia towarów w drodze (pomiędzy magazynami).

Kompletacja Przedwysyłkowa Towarów

Podstawowym zadaniem programów modułu jest zarządzanie pracą zespołów zajmujących się kompletowaniem oraz konfekcjonowaniem towarów zamawianych przez kontrahentów. Niezależnie od charakteru towarów, proces przygotowania ich do wysyłki jest podobny. W każdym przypadku jest to konieczność wykonania szeregu operacji polegających na konfekcjonowaniu, pakowaniu lub uszlachetnianiu towaru. Dzięki temu, że z każdym zamawianym towarem związana jest lista operacji, które należy wykonać przed przekazaniem towaru klientowi, stwarza się warunki do bilansowania, planowania, kontroli oraz rozliczenia wykonania operacji.

Własności modułu:

• dowolność w wyborze jednostki terminów będącej podstawą zarządzania kompletacją towarów,
  
  
• definiowanie zdolności produkcyjnych zespołów (brygad roboczych),
  
  
• mechanizmy efektywnego podziału zadań na zespoły,
  
  
• automatyzacja rozliczenia wykonanych zadań.

Ekspedycja Przesyłek

Moduł został zaprojektowany z myślą o klientach, którzy intensywnie korzystają z usług firm kurierskich. Pomysł na to oprogramowanie sprowadza się do daleko idącej integracji z systemem informatycznym kuriera. W telegraficznym skrócie wygląda to tak:

           - opis każdej wysyłanej do odbiorcy przesyłki z towarem jest "eksportowany" do systemu informatycznego firmy kurierskiej przy okazji wystawienia faktury lub dokumentu rozchodu; przekazywane informacje to między innymi: adres odbiorcy, zawartość przesyłki, specjalne dyspozycje, itp.),
           - nadany w systemie informatycznym kuriera identyfikator przesyłki jest zwrotnie przekazywany do programu,
           - z ustaloną częstotliwością prowadzony jest "nasłuch" bazy danych firmy kurierskiej i pobierana informacja o stanie realizacji przesyłek.

Własności modułu:

• automatyczna wymiana danych o przesyłkach z programem firmy kurierskiej,
  
  
• automatyczna kontrola stanu przesyłki,
  
  
• możliwość równoczesnej współpracy z wieloma firmami kurierskimi,
  
  
• obsługa reklamacji z tytułu nieterminowego dostarczenia przesyłki lub jej niedostarczenia,
  
  
• rozliczanie kosztów przesyłek.

Zarządzanie Środkami Transportu

Nieodłącznym elementem rozbudowanej sieci dystrybucji są przedstawiciele handlowi. Na ogół trzeba ich wyposażyć w samochody. Sprawne zarządzanie pojazdami nie jest łatwe zwłaszcza w sytuacji gdy ilość pojazdów jest duża i są one użytkowane intensywnie i daleko od siedziby firmy. Programy modułu wspierają większość czynności związanych z bieżącym zarządzaniem pojazdów. Wspomagają między innymi:

           - planowanie, realizację i rozliczenie przeglądów,

           - obsługę ubezpieczeń,

           - rozliczenia napraw bieżących i powypadkowych,

           - planowanie oraz ewidencję dysponowania pojazdami.

Własności modułu:

• kontrola i rozliczanie polis ubezpieczeniowych,
  
  
• planowanie przeglądów technicznych i okresowych,
  
  
• automatyczne zawiadamianie użytkowników pojazdów o planowanych przeglądach,
  
  
• historia użytkowania pojazdu.

WWW dla Przedstawicieli Handlowych i Odbiorców

Idea modułu sprowadza się do tego, aby partnerom handlowym udostępnić w kontrolowany sposób informacje oraz procedury ich wymiany ułatwiające współpracę. Rozwiązano to poprzez specjalistyczne oprogramowanie uruchamiane za pośrednictwem przeglądarki internetowej, dzięki której z dowolnego miejsca (w którym jest dostęp do Internetu) można połączyć się z centralną bazą danych oraz przeglądać i aktualizować jej zawartość.

Własności modułu:

• zdalny dostęp do zasobów bazy danych za pośrednictwem Internetu,
  
  
• bezpieczeństwo danych uzyskane w efekcie szyfrowania przesyłanych danych,
  
  
• możliwość ustalania zakresu dostępu do danych indywidualnie dla każdego zdalnego użytkownika,
  
  
• dedykowane wersje dla przedstawicieli handlowych i odbiorców.

Oprogramowanie Palmtopów dla Handlowców

Najnowsze rozwiązania oferowane przez firmy telefonii bezprzewodowej (pakiety GPRS) w połączeniu z komputerami klasy palmtop stwarzają zupełnie nową jakość w sferze obsługi klienta. Przedstawiciel handlowy może teraz korzystać z oprogramowania, które w trakcie wizyty u klienta bezpośrednio łączy go z centralną bazą danych i umożliwia zdalne przeglądanie i aktualizowanie danych.

Własności modułu:

Jest to w zakresie funkcjonalnym kopia pakietu wspomagania internetowego. Modyfikacja polega na tym, że jest to program dostosowany do ograniczeń wynikających z niewielkich rozmiarów wyświetlacza palmtopów. Programy pakietu umożliwiają dokonanie - bezpośrednio w trakcie wizyty u klienta - następujących operacji:

• podgląd kompletu informacji o wizytowanym kontrahencie,
  
  
• sprawdzenie aktualnego stanu towarów w centrali,
  
  
• składanie zamówienia w imieniu klienta,
  
  
• przekazanie przedstawicielowi handlowemu najnowszych komunikatów i poleceń,
  
  
• przypomnienie przedstawicielowi o aktualnych promocjach.

Bezpieczeństwo danych jest zapewnione poprzez szyfrowanie przesyłanych danych oraz kontrolę dostępu do zasobów centralnej bazy danych.