PIT Online - Logo

PIT Online

W usprawnieniu i automatyzacji przesyłania deklaracji PIT do urzędów skarbowych jak i bezpośrednio do pracowników firmy pomaga oferowany przez Awek moduł itus PIT Online.

itus PIT OnlineSzybkie rozliczanie i rozsyłanie deklaracji podatkowych PIT

Itus PIT Online to moduł który pozwoli istotnie zaoszczędzić czas oraz zminimalizować koszty związane z procesem rozliczania i dystrybucji deklaracji podatkowych (np. PIT-11). Konieczność obowiązkowego obrotu dokumentów podatkowych na początku każdego roku kalendarzowego stanowią wyzwanie dla działów kadrowych firm zatrudniających dużą ilość osób. Itus PIT Online wydatnie wpływa na usprawnienie tego procesu i pomaga w obsłudze rozliczeń podatkowych.

 

Moduł itus PIT Online jest częścią systemu Zarządzania Zasobami Ludzkimi itus HR.

Nowoczesna technologia

Moduł itus PIT Online został wykonany w nowoczesnej technologii, pracuje na jednej z najlepszych na świecie baz danych amerykańskiej firmy Oracle. W zależności od skali przedsiębiorstwa możliwe jest użycie zarówno bezpłatnych jak płatnych wydań bazy danych.

Szybkość działania

Przygotowanie dokumentów następuje w oparciu o szybki algorytm. Uzyskujemy średnio 1500 deklaracji PIT na 8 godzin pracy. Moduł został zweryfikowany na dużych wolumenach danych – przykładowo w przedsiębiorstwie gdzie przetworzono ok. 11000 deklaracji PIT.

Doświadczenie

Firma Awek zajmował sie opracowaniem technologii automatyzacji procesu wysyłania deklaracji podatkowych od początku udostępnienia takich możliwości w Ministerstwie Finansów. Opracowanie modułu itus PIT Online wymagało współpracy z zespołem IT w Ministerstwie Finansów. Zdobyte doświadczenia wykorzystano w celu optymalizacji działania modułu.

Oszczędności

Rozsyłając drogą elektroniczną dokumenty deklaracji podatkowych do pracowników i zleceniobiorców zyskujemy oszczędności czasu i kosztów. Uzyskane oszczędności nie dotyczą tylko czasu pracy, ale przede wszystkim kosztów wytworzenia dokumentów papierowych, tonera, zużycia drukarki, itp. Moduł umożliwia ewidencję zgody pracowników na elektroniczną formę przekazywania deklaracji. W przypadku firm o dużej rotacji kadr i dużej ilości umów zleceń oszczędności w dużej mierze dotyczą przede wszystkim znaczków pocztowych i kosztów związanych z korespondencją – wielkość konkretnych kosztów zależy od ilości pracowników.

Wdrożenie

Oferowany moduł jest otwarty na specyficzne wymagania klientów i może być rozwijany pod szczegółowo zdefiniowane potrzeby przedsiębiorstwa. Firma Awek zapewnia krótki czas wdrożenia i serwis modułu.

Integracja z systemem HR

Moduł jest ściśle zintegrowany z systemem itus HR i wykorzystuje do tworzenia dokumentów podatkowych informacje przechowywane w modułach systemu itus HR jak Płace i Zlecenia.

Klient posiadał ewidencję osób na innych numerach w płacach i zleceniu. Umożliwiliśmy scalanie danych wg numeru pesel a dalsze przetwarzanie danych odbywało się paczkami po około 300 osób. Tworzenie dokumentów xml trwało około 15 minut dla danej paczki, podobny czas zajmowało podpisanie paczki podpisem elektronicznym i jej wysyłka.
Oznaczało to, że Klient potrzebował około godziny czasu na obsługę 300 osobowej grupy na wysłanie dokumentu PIT–11.
Weryfikację i potwierdzenie najlepiej uzyskać dnia następnego lub nawet później bo wtedy mamy pewność, że otrzymamy ostateczne potwierdzenie UPO, a nie komunikat o dalszym przetwarzaniu – system automatyzuje proces otrzymania UPO.

„Dzięki zastosowaniu systemu itus PIT Online utworzenie dla zatrudnionych osób dokumentów PIT-11 trwało około 10 minut, a wstępna weryfikacja danych pod kątem ich spójności m. in. kontrola danych na braki takie jak brak kodu pocztowego czy danych adresowych Urzędu Skarbowego oraz weryfikacja na jednokrotne przygotowanie dokumentu trwała około 30 minut. Etap ten był szczególnie ważny dla Klienta, gdyż występowały przypadki osób pracujących na umowy zlecenia i umowy o pracę w danym roku.”

Korzyści wdrożenia systemu

oszczędność czasu i kosztów

wysyłanie dokumentów PIT-11 drogą elektroniczną do Ministerstwa Finansów i do pracowników firmy

szybkie przygotowanie dokumentów

przygotowanie dokumentów PIT-11 dla wskazanej grupy pracowników

poprawność rozliczeń

wykrywanie pominiętych osób w rozliczeniach i wysyłce dokumentów.

wstępna kontrola

sprawdzenie przygotowanych dokumentów pod kątem kompletności danych – przed wysłaniem do Ministerstwa Finansów

przechowywanie w systemie UPO

przechowywanie urzędowego potwierdzenia odbioru i numeru referencyjnego z Ministerstwa Finansów.

grupowe wysyłanie

równoczesne wysyłanie wielu wskazanych dokumentów

przechowywanie informacji

zachowanie w systemie informacji o wysłanym dokumencie

elektroniczna archiwizacja

przechowywanie wysłanych dokumentów w postaci elektronicznej z możliwością powtórzenia wydruku

Funkcje systemu

Cechy funkcjonalności modułu:

  • tworzenie dokumentów PIT-11 lub PIT-40 w zależności od zapisanej deklaracji pracownika na podstawie danych systemu
  • itus HR zawartych w modułach Płace i Zlecenia;
  • scalenie danych na podstawie peselu osób występujących w aplikacji pod różnymi symbolami;
  • kontrolowanie naliczonych danych pod kątem spójności i kompletności np. adresu (kod, ulica, nr domu itd.);
  • wysyłanie skontrolowanych danych do Ministerstwa Finansów w grupach po kilka lub kilkaset osób;
  • możliwość pobrania informacji z Ministerstwa Finansów o przyjęciu i poprawności danych po wysłaniu dla osoby lub grupy osób;
  • przechowywanie w systemie zarówno wysłanych dokumentów PIT jak i daty wysłania, danych osoby wysyłającej oraz Urzedowych Potwierdzeń Odbioru – UPO;
  • kontrola powtórnego wysłania do Ministerstwa Finansów tego samego dokumentu (dla tej samej osoby) wraz z odpowiednim komunikatem w systemie;
  • blokowanie usuwania w systemie przesłanych dokumentów do MF;
  • wysyłanie wszystkich dokumentów do pracowników drogą mailową (elektroniczną);
  • przechowywanie adresu e-mail pracownika informującego o akceptacji możliwości przekazywania dokumentów drogą elektroniczną;
  • wysyłanie dokumentów indywidualnie lub grupowo;
  • ewidencja adresów firmowych i adresów prywatnych zatrudnionych osób;
  • przesyłanie dokumentów PIT na wskazane adresy prywatne lub firmowe wybrane w oświadczeniu pracownika;