e-Sprawozdania XML Itus

Obowiązek składania sprawozdań finansowych w jednostkach gospodarczych stosujących tzw. pełną księgowość nakłada na spółki zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym ustawa o rachunkowości. Sprawozdanie finansowe, najważniejszy raport sporządzany na koniec każdego roku obrotowego dotychczas sporządzany był w formie papierowej nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i musiał zostać zatwierdzony przez Zarząd w ciągu 6. miesięcy od dnia bilansowego. Następnie roczne sprawozdanie finansowe podpisane przez interesariuszy w ciągu 15 dni musiało zostać dostarczone do KRS.

Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 398 ze zm.), zwana dalej ustawą zmieniającą, wprowadziła zmiany do ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2018 r. poz. 986 ze zm.), ustawy o rachunkowości, ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. poz. 1089 ze zm.), ustaw o podatku dochodowym oraz do innych ustaw.

Przesyłanie Sprawozdań finansowych po nowemu, standaryzacja formatu sprawozdań i struktur danych

Zmiany dotyczące elektronicznego sporządzania i podpisywania sprawozdań finansowych, sprawozdań z działalności oraz sprawozdań z płatności na rzecz administracji rządowych, a także sprawozdań skonsolidowanych weszły w życie z dniem 1 października 2018 r. Ustawodawca wprowadził obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w postaci formy elektronicznej. Elektroniczne sprawozdania muszą być również sygnowane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym ePUAP. Ministerstwo Finansów udostępniło elektroniczną platformę, która umożliwia przesłanie dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych jednak znaczącą zmianą jest konieczność przesyłania sprawozdań w formie ustrukturyzowanej XML. Ministerstwo Finansów przygotowało struktury logiczne oraz format dla sprawozdań finansowych sporządzanych przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS.

Struktury e-sprawozdań są dostępne na stronie internetowej:

http://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/struktury-e-sprawozdan

Na stronie internetowej MF zamieszczone zostały pliki w formacie XSD gdzie określone zostały struktury i format przesyłanych plików. Te wzorcowe dokumenty określają strukturę danych, prezentują zakres informacyjny sprawozdań finansowych i dotyczą sprawozdań jednostkowych określonych w ustawie o rachunkowości, tj.

  • jednostki innej niż bank, zakład ubezpieczeń, zakład reasekuracji,
  • banku (informacja dodatkowa z rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków),
  • ubezpieczyciela (informacja dodatkowa z rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji),
  • jednostki mikro,
  • jednostki małej,
  • organizacji pozarządowej.

Ponadto zamieszczone pliki dotyczą również zakresu informacyjnego sprawozdań jednostkowych oraz skonsolidowanych wynikających z rozporządzeń wykonawczych do ww. ustawy, a mianowicie są to:

  1. sprawozdania jednostkowe: domów maklerskich, spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych, małych spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych, alternatywnych spółek inwestycyjnych – dodatkowe zestawienie lokat oraz informacja dodatkowa;
  2. sprawozdania skonsolidowane: zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji, domów maklerskich oraz pozostałych jednostek (innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji).

Ministerstwo Finansów nie wskazało narzędzia zdolnego do wytworzenia sprawozdań finansowych w oparciu o przedstawione wzorcowe struktury danych.

Nowe narzędzia autorstwa firmy Awek dla sprawozdań finansowych

W związku z wprowadzonymi zmianami firma Awek opracowała nowe narzędzia, które pozwolą na podstawie wzorcowej struktury XSD wytworzyć sprawozdanie finansowe w postaci pliku XML.

Zaprojektowane narzędzia do generowania sprawozdań finansowych bazują na oprogramowaniu Microsoft Excel i pozwalają na wprowadzenie danych do arkuszy, dodawanie załączników oraz konwersję danych z arkuszy Excel (i załączników) do standardu ogłoszonego przez Ministerstwo Finansów (MF).

Osoby zainteresowane nowym oprogramowaniem prosimy o kontakt

ZAPYTAJ O PROGRAM

W wersji podstawowej użytkownicy mogą wprowadzać dane bilansowe bezpośrednio do arkuszy, których struktura odpowiada wymogom sprawozdawczym określonym przez ustawę dla danej firmy. W odpowiednie pola arkuszy należy wprowadzić przyporządkowane wartości a następnie wygenerować sprawozdanie finansowe poprzez funkcję eksportu. Takie generowanie sprawozdań elektronicznych jest niezależne od istniejących w firmach rozwiązań księgowych i procesów przygotowywania sprawozdań..

W wersji rozszerzonej narzędzie do generowania sprawozdań finansowych w wersji elektronicznej jest uzupełnione o import danych z innych urządzeń księgowych, na których użytkownicy do tej pory pracowali (aplikacje księgowe, pomocnicze arkusze kalkulacyjne, pliki pomocnicze itp. Których dane zostaną zunifikowane do arkuszy kalkulacyjnych o określonej strukturze ). W wersji rozszerzonej istnieje możliwość dostosowania zaprojektowanego narzędzia do schematów importowanych danych bilansowych bądź odwrotnie. Zarówno wersja podstawowa jak i rozszerzona nie musi mieć powiązania z systemem ItusFK Awek, jest narzędziem w pełni autonomicznym, czyli narzędzie sprawdzi się w działaniu firm, które nie użytkują systemu Awek ItusFK. Z oczywistych powodów narzędzie może być łatwo zastosowane przez firmy, które eksploatują system ItusFK Awek oraz korzystają lub nie korzystają z modułu Sprawozdania Finansowe tego systemu.

Odstępstwa od reguł dla spółek

Sporządzanie i przesyłanie sprawozdań finansowych w ustrukturyzowanej formie określonej przez MF nie obejmuje spółek, które sporządzają sprawozdania wg Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (MSSF). W znacznej części dotyczy to spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych. Zgodnie z interpretacją Ministerstwa Finansów spółki, których dzień bilansowy wypadał na 30 września 2018 albo wcześniej, nadal mogą składać sprawozdania finansowego według starych zasad, czyli w formie skanu papierowego dokumentu.